Deutsch   Nederlands
 
 

Informationen zu Reisekosten


Reisekosten sind:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Eine Geschäftsreise ist eine befristete und so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers. Reisekosten sind alle durch die Geschäftsreise direkt entstandenen Kosten. (Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungs-kosten)
Es besteht Aufzeichnungs- und Nachweispflicht hinsichtlich der beruflich veranlassten Reisekosten.
Aufzeichnungen: u.a. Dauer, Route, Ort, aufgesuchte Geschäftspartner etc.
Nachweise: z.B. Quittungen für Benzin, Hotel etc.

 

Fahrtkosten:

Fahrtkosten des Arbeitnehmers, die für die Durchführung einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, können auf zwei Arten erstattet werden:

  1. in Höhe der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Fahrzeugkosten:
    Diese Methode ist sehr verwaltungsintensiv und in den meisten Fällen nicht richtig durchführbar.
  2. in Form eines pauschalen Kilometersatzes:
    Der pauschale Kilometersatz beträgt pro gefahrenen Kilometer mit dem privaten PKW maximal 0,30 €.

Verpflegungsmehraufwendungen:

Je nach Dauer der Dienstreise/Auswärtstätigkeit können Arbeitnehmer die folgenden Pauschbeträge für Inlandsdienstreisen geltend machen:

  • Unter 8 Stunden 0,00 €
  • 8 bis weniger als 14 Stunden 6,00 €
  • 14 bis weniger als 24 Stunden 12,00 €
  • 24 Stunden 24,00 €


Die Abwesenheitsdauer von Auswärtstätigkeiten richtet sich nach der Abwesenheit von der Wohnung (bei Reiseantritt ab Wohnung, ohne die Arbeitsstätte aufgesucht zu haben) oder der regelmäßigen Arbeitsstätte bei Reiseantritt ab der Arbeitsstätte. Für das Ausland gelten höhere Pauschbeträge. Bezahlt der Arbeitgeber höhere Beträge als die gesetzlich steuerfrei möglichen Pauschalen, darf er diese übersteigenden Beträge bis maximal 100% von den entsprechenden Pauschbeträgen pauschal mit 25% (+ 5,5% Solidaritätszuschlag und 7% Kirchensteuer von 25%) versteuern.

Ist ein Arbeitnehmer länger als 3 Monate zusammenhängend von seiner Betriebsstätte oder Wohnung am gleichen Tätigkeitsort auf Dienstreise, so ist eine so genannte Dreimonatsfrist zu berücksichtigen.
Die pauschalen Beträge für die Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nicht länger als 3 Monate steuerfrei vergütet werden.

 

Übernachtungskosten:

Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern Übernachtungskosten bei einer Dienstreise wie folgt steuerfrei erstatten:

  1. nach den tatsächlich nachgewiesenen Kosten

    Bei dieser Methode müssen grundsätzlich Einzelnachweise, z.B. Hotelrechnung oder Pensionsrechnung, vorgelegt werden. Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt wird.
  2. mit einem Pauschbetrag in Höhe von 20,00 € pro Übernachtung im Inland

Falls ein Arbeitgeber die Kosten für Übernachtungen inklusive Frühstück an seine Arbeitnehmer erstattet, müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

  1. Die Rechnung muss auf den Arbeitgeber ausgestellt sein.
  2. Die Buchung der Übernachtung erfolgt vom Arbeitgeber. Neu ab 2010: Auch der Arbeitnehmer darf im Auftrag des seines Arbeitgebers die Übernachtungen buchen. Jedoch muss durch z.B. eine Betriebsvereinbarung oder durch eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag festgelegt werden, dass der Arbeitnehmer berechtigt ist, die Übernachtung selbstständig, im Auftrag des Arbeitgebers, zu buchen.
  3. Eine Buchungsbestätigung des Hotels muss nur bei einer arbeitgeberseitigen Buchung als Nachweis vorliegen, falls keine Vereinbarung getroffen wurde, dass der Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers die Buchungen vornehmen darf.

Sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Das Frühstück kann mit dem amtlichen Sachbezugswert versteuert werden, wenn es in den Übernachtungskosten enthalten ist. Für jedes Frühstück muss der Arbeitgeber 1,57 € (Sachbezugswert 2010) bei der Lohnabrechnung als Sachbezug anrechnen. (Die Verarbeitung in der Lohnabrechnung ist der des Betriebs-PKW gleichzusetzen. = Der Sachbezug wird zum Brutto dazu gezählt. Hiervon werden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge berechnet und einbehalten. Der gleiche Betrag wird dann im Netto wieder eingehalten.)
  2. Anstelle der Versteuerung als Sachbezug kann der Arbeitgeber die 1,57 € je Frühstück auch direkt vom Nettolohn des Arbeitnehmers einhalten.

Sollten die Voraussetzungen nicht erfüllt sein:

  1. Separater Ausweis der Frühstückskosten in der Rechnung: Anstelle der 1,57 € muss der Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten des Frühstücks, die auf der Rechnung ausgewiesen stehen, beim Arbeitnehmer als Sachbezug versteuern oder direkt vom Nettolohn einhalten.
  2. Wird das Frühstück nicht separat in der Rechnung ausgewiesen (z.B. nur im Rahmen eines Business-Package): Für jedes Frühstück muss der Arbeitgeber 4,80 € als Sachbezug in der Lohnabrechnung versteuern. Alternativ dazu besteht wieder die Möglichkeit, den Betrag direkt vom Nettolohn des Arbeitnehmers einzuhalten.

Anwendung des § 8 Abs. 2 Satz 9 Einkommensteuergesetz

Bei separatem Ausweis der Frühstückskosten, kann anstelle der Versteuerung als Sachbezug oder des Nettoabzugs des Frühstücks gegebenenfalls auch die 44,- €-Grenze von Warengutscheinen gemäß § 8 Abs. 2 Satz 9 Einkommensteuergesetz in Anspruch genommen werden. Dies bedeutet: Liegen die tatsächlich ausgewiesenen Kosten für Frühstück laut der monatlichen Rechnungen pro Arbeitnehmer unter der 44,- €-Grenze, bleiben diese Kosten lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bitte beachten: Die monatliche 44,- €-Grenze darf noch nicht für andere Warengutscheine verbraucht sein. (z.B. für einen Tankgutschein)

Ist das Frühstück nicht separat ausgewiesen, muss, um die 44,- €-Grenze anwenden zu dürfen, der tatsächliche Wert des Frühstücks auf andere Weise ermittelt werden. (z.B. durch eine Preisliste des Hotels oder ein Angebot) (Datenquelle: Datev Mandaten-Info Neues Reisekostenrecht / IWW Verlag)

 

Reisenebenkosten:

Dies sind tatsächliche Aufwendungen für z.B.:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Telefon- und Portokosten mit dem Arbeitgeber
  • Parkplatzgebühr, Mautgebühr usw.

Diese können vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten werden.

 

Vergütung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Werden dem Arbeitnehmer die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vom Arbeitgeber vergütet, sind diese grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit die Kosten im Rahmen des § 40 Abs. 2 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes mit 15% (+ 5,5% Solidaritätszuschlag und 7% pauschale Kirchensteuer von den 15% Pauschalsteuer) pauschal zu versteuern. Es können maximal 0,30€ für jeden Kilometer der Entfernung multipliziert mit der Zahl der monatlichen Arbeitstage, an dem das Fahrzeug genutzt wird, pauschal versteuert werden. (Aus Vereinfachungsgründen 15 Arbeitstage). Durch die Pauschalierung wird die Vergütung sozialversicherungsfrei. Üblicherweise trägt der Arbeitgeber die Pauschalsteuer. Er hat jedoch die Möglichkeit diese auf den Arbeitnehmer abzuwälzen.

Die Pauschalierung ist nur möglich, soweit die Fahrtkostenzuschüsse den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer wie Werbungskosten geltend machen könnte.

(zurück)